1. Aydınlatma Metni’nin Amacı ve Şirketimizin Veri Sorumlusu Konumu:
Şirketimiz Genix Teknoloji Limited Şirketi (“Genix” ve/veya “Şirket”), müşterilerine dair işlemiş olduğu kişisel veriler bakımından 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında “veri sorumlusu” sıfatına haiz olup işbu Aydınlatma Metni ile müşterilerin, gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında aydınlatılması hedeflenmektedir.
2. Müşterilere Ait Kişisel Verilerin İşlenme Amacı:
Müşterilere ait kişisel veriler, size verdiğimiz her türlü teknoloji ürünü, evrak ve dijital medya imha makineleri, geri dönüşüm ve çevre teknoloji ürünleri, çok fonksiyonlu yazıcı ve fotokopi makineleri, 3D printer ürünlerinin satışı, dağıtımı, teknik servis, depolama, nakliye ve özel hizmetler dâhil ancak bunlarla sınırlı olmayan hizmetlere ilişkin hizmet sözleşmesinin kurulması ve ifası kapsamında;
- Veri güvenliği süreçlerinin planlanması, denetlenmesi ve yürütülmesi,
- Veri teknolojileri alt yapısının oluşturulması ve uygulanması,
- Çalışanların hak ve avantaj sağlanma faaliyetlerinin planlanması ve icrası,
- Çalışanlara dönük kurumsal haberleşme ve/veya çalışanların iştirak ettiği kurumsal sosyal sorumluluk ve/veya sivil toplum kurumlarının faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası,
- Çalışanların veriye erişim yetkiliklerinin denetimi, planlanması ve icrası,
- Çalışanların çalışma faaliyetlerinin denetimi ve takibi,
- Finans ve/veya muhasebe işlerinin takibi,
- Hukuk, dava ve icra süreçlerinin takibi,
- İnsan kaynakları proseslerinin planlanması ve takibi,
- İşlerin etkinlik/verimlilik ve/veya yerindelik incelemelerinin sağlanması süreçlerinin planlanması ve/veya icrası,
- İş ortakları ve/veya tedarikçilerin veriye erişim yetkilerinin planlanması ve icrası,
- İş ortakları ve/veya tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi,
- İş sağlığı ve/veya güvenliği süreçlerinin planlanması ve/veya icrası,
- İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası,
- Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası,
- Kurumsal yönetim faaliyetlerin planlanması ve icrası,
- Lojistik faaliyetlerinin planlanması ve icrası,
- Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası,
- Müşteri memnuniyeti aktivitelerinin planlanması ve/veya icrası,
- Müşteri talep ve şikayetlerinin takibi,
- Personel temin süreçlerinin yürütülmesi,
- Şirket çalışanları için iş akdi ve/veya mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
- Şirket denetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası,
- Şirket dışı eğitim faaliyetlerinin planlanması ve icrası,
- Şirket faaliyetlerinin şirket prosedürleri ve/veya yasal mevzuata uygun biçimde yürütülmesinin temini için gerekli operasyonel faaliyetlerinin planlanması ve icrası,
- Şirket içi eğitim faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası,
- Şirket operasyonlarının güvenliğinin temini,
- Şirket merkez, şube ve depolarının güvenliğinin temini,
- Şirketin sunduğu ürün ve/veya hizmetlere bağlılık oluşturulması ve/veya arttırılması süreçlerinin planlanması ve/veya icrası,
- Şirketin üretim ve/veya operasyonel risk süreçlerinin planlanması ve/veya icrası,
- Şirketler ve ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
- Sözleşme süreçlerinin ve/veya hukuki taleplerin takibi,
- Stratejik planlama faaliyetlerinin icrası,
- Tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası,
- Ücret yönetimi,
- Üretim ve/veya operasyon süreçlerinin planlanması ve icrası,
- Ürün ve hizmetlerin satış ve pazarlaması için pazar araştırması faaliyetlerinin planlanması ve icrası,
- Ürün ve/veya hizmetlerin pazarlama süreçlerinin planlanması ve icrası,
- Ürün ve/veya hizmetlerin satış süreçlerinin planlanması ve icrası,
- Verilerin doğru ve güncel olmasının sağlanması,
- Yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi,
- Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi
Teknik servis hizmet ve sözleşmesinin ifası kapsamında;
a) İletişim süreçleri
Ürün/hizmetlerimizle ilgili bize bir talep ilettiğinizde, bu talebinizi sonuçlandırmak ve size geri dönüş sağlamak için belirli kişisel verilerinizi işliyoruz. Örneğin, size en yakın yetkili servisimizi öğrenmek istediğinizde ya da ürünlerimizle ilgili karşılaştığınız bir problemi bize iletmek istediğinizde, kimliğiniz, iletişim bilgileriniz, talebiniz, tercih ettiğiniz ürün ve yetkili satıcı/servis bilgileri ve aktivite geçmişinize dair kişisel verilerinizi işliyoruz.
İletişim süreçleri kapsamında kişisel verilerinizi, sizinle iletişim kurmak, müşterilerimizle olan ilişkilerimizi yönetmek ve sürdürmek, öneri, talep ve şikayetlerinizi almak ve sonuçlandırmak ve geri bildirimleriniz doğrultusunda ürün/hizmetlerimizi geliştirmek ve iyileştirmek amaçlarıyla işliyoruz.İletişim süreçleri kapsamında kişisel verilerinizi, kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için işlenmesi ile sözleşmenin kurulması veya ifası ya da kişisel veri işlemenin meşru menfaatlerimiz için zorunlu olması hukuki sebepleri ile işliyoruz.
b) Satış, kiralama ve satış sonrası destek hizmetleri
GENİX’den bir ürün/hizmet satın almak ya da kiralamak istediğinizde, müşteri kaydınızı gerçekleştirmek, almış olduğunuz ürün/hizmetler için fatura düzenlemek ve sözleşmesel ilişki kapsamında aşağıda açıkladığımız işlemler için kişisel verilerinizi işliyoruz. Benzer şekilde almış olduğunuz ürünlerin satış sonrası destek hizmetleri için yetkili servislerimize başvurduğunuzda da işlemlerinizi gerçekleştirirken belirli kişisel verilerinizi işliyoruz.
Satış ve kiralamaya dair operasyonel süreçler ile yetkili servislerimizden aldığınız hizmetler kapsamında, kimlik bilgileriniz, iletişim bilgileriniz, ürün, fatura ve sipariş bilgileri dahil müşteri işlem bilgileriniz, finansal bilgileriniz, aktivite geçmişiniz ile kişisel verilerinizin işlenmesi ve ileti gönderimlerine dair izin tercihlerinizi işliyoruz.
Filo ve kurumsal müşterilerimize ilişkin süreçlerde müşterilerimizin çalışanları ile yetkililerinin kişisel verilerini işliyoruz. Bu kişilerin yukarıdaki bilgilere ek olarak imza ve imza sirküleri ile unvan bilgilerini işliyoruz.Bu süreçler kapsamında kişisel verilerinizi, müşteri kaydınızın oluşturulması ve yönetilmesi, fatura düzenlenmesi, ödemelerin gerçekleştirilmesi dahil finansal ve muhasebesel işlemlerin yürütülmesi, sipariş ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, müşterilerimizle olan ilişkilerimizin yönetilmesi ve sürdürülmesi, sigortalama ve garanti işlemlerinin gerçekleştirilmesi, hasar işlemleri, teknik servis gibi operasyonel süreçlerin yürütülmesi, müşterilerimize ilişkin olarak yasal sınırlar içerisinde değerlendirme, inceleme ve risk yönetimi çalışmalarının yürütülmesi ile yetkili servislerimiz aracılığıyla satış sonrası destek hizmetlerinin sunulması (örneğin, iş emri oluşturulması, ürünün doğru kişiye teslim edildiğinin kontrolü) amaçlarıyla işliyoruz.
Yukarıda bahsettiğimiz süreçler kapsamında kişisel verilerinizi, sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi, kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için işlenmesi ile kişisel veri işlemenin meşru menfaatlerimiz için zorunlu olması hukuki sebepleri ile işliyoruz.c) İndirim, kampanya ve pazarlama süreçleri
GENİX olarak müşterilerimize çeşitli indirim, kampanya ve diğer pazarlama avantajlarından yararlanma imkânı sunuyoruz. Bu avantajlardan yararlanmanızı sağlarken yukarıdaki başlıkta belirtilen bilgilere ek olarak pazarlama ve iletişim tercihleri bilgilerinizi işliyoruz.
Meslek gruplarına özel indirim sürecimizde ise ayrıca, ilgili meslek grubuna ait olduğunuzu gösteren diploma/mesleki kimlik kartı bilgilerinizi işliyoruz.İndirim, kampanya ve pazarlama süreçleri kapsamında kişisel verilerinizi, Şirketimiz tarafından sunulan ürün/hizmetler için bağlılık çalışmalarının yürütülmesi, indirim, kampanya ve pazarlama avantajlarımızdan yararlanmanızın sağlanması, ürün/hizmetlerimizin pazarlanması süreçlerinin yürütülmesi ve müşteri memnuniyetinin sağlanması amaçlarıyla işliyoruz.
Bu süreçler kapsamında kişisel verilerinizi, kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için işlenmesi ile kişisel veri işlemenin meşru menfaatlerimiz için zorunlu olması hukuki sebepleri ile işliyoruz.d) Servis randevuları
Ürününüz için yetkili servislerimizden hizmet almak amacıyla servis randevusu talep formlarını doldurmanız ya da bizimle iletişime geçmeniz durumunda kimliğiniz, iletişim bilgileriniz, talebiniz, ürün bilgileriniz, randevu bilgileriniz ile tercih ettiğiniz yetkili satıcıya dair kişisel verilerinizi işliyoruz.
Bu süreç kapsamında kişisel verilerinizi, servis randevusu taleplerini almak ve randevu için ilgili yetkili servis ile iletişime geçmek, talebiniz kapsamında sizinle iletişim kurmak ve ürününüze yapılacak işlemler hakkında yetkili servisimizi bilgilendirmek amaçlarıyla işliyoruz.
Servis randevusu talepleri kapsamında kişisel verilerinizi, kişisel verilerin sözleşmenin kurulması için gerekli olması ve kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için işlenmesi hukuki sebepleri ile işliyoruz.e) Test kullanımları
Satın almak istediğiniz/ilgilendiğiniz ürünün satışından önce performansını test edebilmeniz için aktiviteler düzenliyoruz. Test kullanımları için bizden talepte bulunduğunuzda gerekli durumlarda, kimliğiniz, iletişim bilgileriniz ve test etmek istediğiniz ürüne ilişkin bilgilerinizi işliyoruz.
Bu süreç kapsamında kişisel verilerinizi, test kullanım taleplerini almak ve sonuçlandırmak, talebiniz kapsamında sizinle iletişime geçmek, test kullanımlarının güvenli bir şekilde gerçekleştirilmesini temin etmek ve test kullanımını yapacak kişinin hukuken gerekli yetkinlik ve belgelere sahip olup olmadığını kontrol etmek amaçlarıyla işliyoruz.
Test kullanımı kapsamında kişisel verilerinizi, sözleşmenin kurulması veya ifası ile kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için işlenmesi hukuki sebebi ile işliyoruz.f) İkame ürün tahsis süreci
Ürününüzü servise bıraktığınızda veya benzeri bazı durumlarda size ikame ürün tahsis edebiliyoruz. Bu kapsamda kimlik, iletişim ürün ve müşteri işlem bilgilerinizi, ürünün konum bilgilerini, ikame ürün tahsisi süreçlerinin yürütülmesi, ürün kullanım süresi boyunca ilgili mevzuat ve kullanım amacına uygun olarak kullanılıp kullanılmadığının kontrolü amaçlarıyla işliyoruz.
Bu süreç kapsamında kişisel verilerinizi, kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için işlenmesi ile kişisel veri işlemenin meşru menfaatlerimiz için zorunlu olması hukuki sebepleri ile işliyoruz.g) İnternet sitelerimizde kullandığımız teknolojiler
İnternet sitelerimizi ziyaret ettiğinizde ve siteler üzerinde işlem gerçekleştirdiğinizde, kullandığınız tarayıcı ve işletim sistemi, kimlik doğrulama bilgisi, IP adresi, kullanıcı ID, ziyaretinizin tarihi ve saati, etkileşim durumu (örneğin, siteye erişip erişemediğiniz veya bir hata uyarısı alıp almadığınız), sitedeki özelliklerin kullanımı, sitelerimizi ne sıklıkta ziyaret ettiğiniz, dil tercihleriniz, eriştiğiniz sekmelere ilişkin bilgiler dahil kullanıcı işlem kayıtlarına ilişkin kişisel verilerinizi topluyoruz. Bu bilgileri toplarken çerez (cookie) ve benzeri teknolojilerden yararlanıyoruz. Çerez ve benzeri teknolojilerin kullanımı ile ilgili kapsamlı bilgi için internet sitelerimizde yer alan çerez politikalarını inceleyebilirsiniz.
Hizmetlerimizin nasıl kullanıldığını anlamak ve reklam çalışmaları için internet sitelerimizde analiz, ölçümleme ve hedefleme faaliyetleri yürütüyoruz.
Yukarıdaki süreçlerde kişisel verilerinizi, kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için işlenmesi ile kişisel veri işlemenin meşru menfaatlerimiz için zorunlu olması hukuki sebepleri ile işliyoruz. Bununla birlikte belirli çerezlerin ve üçüncü taraf uygulamaların kullanılabilmesi için rızanızın bulunup bulunmadığını soruyoruz. İlgili çerez/uygulamaların kullanıma rıza vermeniz halinde kişisel verilerinizi ilgili kişinin açık rızasının bulunması hukuki sebebi ile işliyoruz.
h) Kişiye özel pazarlama faaliyetleri ve ileti gönderimleri
Kişisel verilerinizi ilginizi çekebilecek ürün ve hizmetleri anlayabilmek, bu sayede kişiye özel faaliyetler yürütmek ve ürün/hizmetlerimizden en etkin şekilde yararlanmanızı sağlamak için işlemek istiyoruz. Hangi ürünlerin, hizmetlerin ve tekliflerin sizin için uygun olabileceğine bu şekilde anlamaya çalışıyoruz.
Kişiye özel pazarlama faaliyetleri ve pazarlama iletişimleri kapsamında kimlik ve iletişim bilgilerinizi, ürün/hizmetlerimize ilişkin tercih, beğeni ve kullanım alışkanlıklarınız ile ilgi alanlarınızı, sizinle olan ilişkimiz kapsamında sağladığınız müşteri işlem bilgilerinizi, satın alınan ürün, hizmet süreçlerinde veya anket ve kampanyalarımızda sağladığınız pazarlama bilgilerinizi, mesleğinizi; eğitim durumunuzu; bize sağladığınız kişisel verilerinizin analizi sonucunda elde edilen verilerinizi işliyoruz.
Tercihiniz uyarınca bizimle paylaştığınız kişisel verilerinizi, sizi daha iyi tanıyabilmek ve size özel fırsatlar sunmak için işliyoruz. Örneğin, eğitim durumunuz, mesleğiniz, ilgi alanlarınız uyarınca size özel fırsatlar tasarlamamızı ve sunmamızı isterseniz bu bilgilerinizi işliyor ve size özel fırsat/hizmetlerden yararlanmanızı sağlıyoruz. Bizimle bu kapsamdaki kişisel verilerinizi paylaşmak zorunda olmadığınızı, bu bilgileri size operasyonel kapsamda hizmet verebilmek için zorunlu olarak talep etmediğimizi belirtmek isteriz.
Müşterilere ait verilerin işlenmesine ilişkin kapsamlı bilgilere GENİX tarafından hazırlanan Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunmasına İlişkin Politika’dan ulaşılabilecektir.
3. Açık Rıza Doğrultusunda İşlenecek Müşterilere Ait Kişisel Veriler ve İşleme Amaçları:
Açık rıza doğrultusunda işlenecek müşterilere ait kişisel veriler ve işleme amaçları Rıza Metni’nde ve Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikası’nda belirtilmiştir.
4. Müşterilere Ait Kişisel Verilerin Aktarımı:
Müşterilere ait kişisel bilgiler, GENİX tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden ilgili kişileri faydalandırmak için gerekli çalışmaların ilgili birimler tarafından yapılması ve iş süreçlerinin ifası, GENİX tarafından yürütülen ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimleri tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi, teknik servis hizmetinin sağlanması,GENİX’in ticari ve/veya iş stratejilerinin planlanması ve ifası, GENİX’in ve GENİX ile iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki, teknik ve ticari iş güvenliğinin temini için gerekli olan aktivitelerin planlanması ve ifası da dahil olmak üzere Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme koşulları ve amaçları çerçevesinde çalışanlarımız, hissedarlarımız, şirket yetkili ve temsilcilerimiz, tedarikçilerimiz, iştiraklerimiz, iş ortaklarımız ile yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile özel kurumlara aktarılabilecektir.
5. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi:
Müşterilerimizden veriler elektronik ortamda toplanmaktadır. Yukarıda ifade edilen hukuki sebeplerle toplanan müşterilere ait kişisel veriler KVKK m.5 ve 6 doğrultusunda ve bu Aydınlatma Metni ve açık rıza gerekli olduğu hallerde Açık Rıza Metni’nde ifade edilen amaçlarla işlenebilmektedir.
6. Kişisel Veri Sahibi Olarak Müşterilerin Hakları:
KVKK’nın haklarınızı düzenleyen 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ doğrultusunda aşağıdaki iletişim kanallarımız aracılığıyla bize iletebilir, bu süreçte başvurunuzun hukuka uygun olmasına destek olmak amacıyla hazırladığımız şirket merkezinde, şubelerinde ve web sitemizde bulunan başvuru formundan yararlanabilirsiniz.
Veri sahibi olarak Şirketimize başvurarak;
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna dair bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışımda kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış islenmiş olması halinde bunlarım düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemlerin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kakması halinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemlerin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kanunu' un 7. maddesinde yer alan şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini ya da yok edilmesini isteme, yapılan düzeltme, silme ya da yok etme işlemlerinin kişisel verilerin paylaşıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini talep etme,
- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
Yukarıda sayılan haklarınıza ilişkin taleplerinizi Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'de öngörülen başvuru usullerine uygun olarak şirketimize iletmeniz durumunda şirketimiz talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, şirketimiz Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücreti talep edebilecektir.
